Comment établir une meilleure soumission

Posté par L'équipe CCC sur 4 juin 2021 11:00:00

Que vous prépariez une soumission dans le cadre d'un processus concurrentiel ou une proposition détaillée dans le cadre d'un arrangement à fournisseur unique comme la  des contrats de gouvernement à gouvernement auprès de la CCC, vous devez garder à l'esprit certains éléments fondamentaux qui augmenteront vos chances de succès. 

Où chercher des appels d'offres 

En dehors du réseautage sur le terrain et de l'exploitation des relations avec des organisations telles que la CCC et le Service des délégués commerciaux, il existe de nombreuses autres filières bien établies pour accéder aux appels d'offres. 

La CCC a récemment élaboré un nouvel outil appelé Outil de recherche d'appels d'offres internationaux pour aider à regrouper les appels d'offres du monde entier pour l'exportation. Cet outil est actuellement la plus grande source d'appels d'offres exclusivement pour les entreprises canadiennes avec des appels d'offres provenant de plus de 30 sources, couvrant plus de 200 pays, et totalisant plus de 5 000 nouveaux appels d'offres par jour. Non seulement il est bilingue pour les exportateurs canadiens, mais il permet également de gagner du temps grâce à des fonctions de recherche et d'alerte par courriel faciles à utiliser, le tout dans un seul et même outil en ligne. Pour en savoir plus et vous inscrire, rendez-vous sur gbof.ca/fr. 

De nombreux gouvernements disposent également de systèmes électroniques pour la publication des avis de marché, auxquels vous pouvez vous inscrire pour recevoir des mises à jour lorsque de nouvelles demandes sont émises. La plupart des exportateurs sont probablement déjà inscrits auprès de ces systèmes. Il est bon d'évaluer périodiquement leur pertinence par rapport à votre activité et votre réussite. Concentrez-vous sur les meilleurs d'entre eux pour économiser vos ressources et maximiser vos efforts. 

Il existe différents types d'avis de marché qui décrivent ce que le gouvernement cherche à acheter. Les demandes de propositions (DP) sont généralement les plus détaillées, et votre soumission fait partie de la négociation finale. Les demandes de devis sont similaires, mais peuvent être émises par l'acheteur pour recueillir des renseignements avant un processus de DP plus complet, et les réponses ne sont généralement pas considérées comme des offres. D'autres types de demandes peuvent chercher à obtenir des renseignements sur les soumissionnaires du marché ou inviter des entreprises précises à présenter des soumissions. 

Dans certains cas, il peut y avoir une phase de qualification préalable avant que les soumissions ne soient acceptées. Dans ces cas, vous devrez répondre à certains critères pour pouvoir soumissionner. 

 

En quoi consiste une soumission? 

Une soumission comporte généralement trois volets, qui seront souvent évalués séparément. 

  1. Soumission technique 
    Votre soumission technique décrit exactement les services ou produits que vous fournirez, et la manière dont vous exécuterez le contrat. Les documents d'appel d'offres indiquent généralement de manière assez précise les renseignements que vous devez fournir et donnent souvent des indications sur la manière dont chaque élément sera pondéré dans l'évaluation.  
  2. Soumission financière 
    Votre proposition financière indique le coût des travaux et constitue souvent l'un des éléments les plus importants d'une soumission. Veillez à soumettre tous les renseignements demandés dans le format prescrit par le dossier d'appel d'offres 
  3. Certificats 
    Certains avis de marché vous demanderont de prouver le respect de la réglementation fiscale, la solvabilité financière, la durabilité ou d'autres critères. Dans la plupart des cas, vos documents de soumission doivent indiquer que vous êtes en conformité avec toutes les certifications requises, et si vous remportez l'appel d'offres, il vous sera demandé de présenter les certificats ou d'autres documents comme preuve. 

 

Établir une meilleure soumission : liste de vérification 

Les recommandations suivantes vous aideront à mettre toutes les chances de votre côté : 

Procurez-vous le dossier d'appel d'offres complet 

Certains avis de marché contiennent des renseignements de base pour vous aider à décider si vous devriez ou non soumissionner, mais il peut manquer des détails essentiels. Avant de commencer à préparer votre soumission, communiquez avec l'autorité contractante pour demander le dossier d'appel d'offres complet afin de vous assurer de ne rien manquer.


Fournissez tous les renseignements demandés dans le format indiqué 

Veillez à lire très attentivement les spécifications et à répondre à chacune d'elles dans le format prescrit. Les renseignements manquants ou les détails qui démontrent une incapacité à comprendre les exigences joueront en votre défaveur et pourront entraîner l'élimination de votre soumission. 

Préparez-vous aux exigences linguistiques 

Si vous espérez obtenir un contrat dans un pays où l'anglais n'est pas la langue officielle, vous devrez probablement présenter votre soumission dans la langue du gouvernement contractant. Faites appel à un traducteur professionnel dès le début et veillez à prévoir suffisamment de temps pour traduire vos documents avant la date limite. 

Mettez en évidence les compétences supplémentaires 

Selon le Guide sur les marchés publics de l'Union européenne d'Affaires mondiales Canada, le fait d'indiquer toute compétence supplémentaire que vous possédez, comme des dossiers environnementaux ou d'autres initiatives en matière de responsabilité sociale des entreprises, peut contribuer à renforcer la valeur totale que votre entreprise apporte au projet. 

Présentez votre soumission à temps 

De nombreuses autorités contractantes ont des délais stricts et n'accepteront pas les soumissions qui n'ont que quelques minutes de retard. Pour éviter d'être éliminé en raison de retards ou de difficultés techniques, essayez de présenter votre soumission le plus tôt possible. 

Communiquez avec la CCC pour savoir comment nous pouvons vous aider à renforcer votre prochaine soumission ou à accélérer le processus relatif à un marché de gouvernement à gouvernement.  

Exporter-Success-Stories

EXPORTATEURS

Exemples de réussites à l'exportation

LIRE LA SUITE
five-steps

ACHETEURS

Un contrat en cinq étapes avec la CCC

LIRE LA SUITE